Les processus, procédures et instructions de travail ont pour but de formaliser les activités importantes liées au service administratif. Cette démarche qualité sert à comprendre le fonctionnement des activités administratives dans le but d'atteindre l'efficience et l'auto-amélioration du système.

Les instructions qui suivent exposent la manière dont cette formalisation devra être mise en place.

Processus (PR) :

QUOI, POURQUOI ? : Chaîne de production continue d'activités interactives du début à la fin

Procédure (Pr) :

QUI FAIT QUOI ? : Description d'une activité ou partie d'un processus en spécifiant les acteurs.

Instruction de travail (Instr.) :

COMMENT ? : Opérations à exécuter de manière séquentielle par une même personne.

Les processus sont représentés sous forme graphique. Les procédures ainsi que les instructions de travail sont, quant à elles, décrites sous forme de texte. Chacun de ces éléments doit faire l'objet d'une vérification, puis d'une approbation. Le rédacteur, le correcteur et l'approbateur doivent figurer sur les documents. Il est également important de maintenir une cohérence dans la numérotation de ces documents. Celle-ci se présente comme suit :

Processus : PR 1, PR 2, PR ...

Procédure du processus 1 : Pr 1.1, Pr 1.2, Pr ...

Instruction de travail de la procédure 1 du processus 1, Instr. 1.1.1, Instr. 1.1.2, Instr. ...

Ces documents sont disponibles sur le site internet, ainsi, par le biais de liens (si bien dans les graphiques que dans les procédures), les différents acteurs peuvent accéder aux informations descriptives qui les concernent.

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